OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Při zpracování osobních údajů se AD AEQUA s.r.o., advokátní kancelář řídí platnými právními předpisy, s účinností od 25. 5. 2018 zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení“).

Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti s obchodní činností AD AEQUA s.r.o., advokátní kanceláře (především v souvislosti s poskytováním právních služeb)
a v souladu s vymezeným účelem zpracování.

Vaše osobní údaje chrání AD AEQUA s.r.o., advokátní kancelář v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. V obchodní společnosti AD AEQUA s.r.o., advokátní kancelář platí interní pravidla určující, kteří zaměstnanci či spolupracující advokáti mohou mít přístup k Vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat.

1. Kontaktní údaje AD AEQUA s.r.o., advokátní kancelář v záležitostech ochrany osobních údajů

1.1. Obchodní společnost AD AEQUA s.r.o., advokátní kancelář, IČ 14031523, sídlem Nám. Sokolovské 306/7, 460 01  Liberec II-Nové Město, zapsaná v obchodím rejstříku Krajského soudu v Ústí nad Labem pod sp. zn. C 48066 (dále jen „společnost“) je ve smyslu Nařízení správce osobních údajů.

V případě dotazů, žádostí nebo námitek vztahujících se ke zpracování osobních údajů se prosím obraťte na kontaktní osobu:

JUDr. Barboru Bretlovou

e-mail: barbora.bretlova@adaequa.cz

1.2. Společnost nemá povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů, ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně. Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

2. Kdy může dojít ke zpracování Vašich osobních údajů?

Společnost zpracovává pouze takové údaje, aby vám mohl poskytovat kvalitní právní služby a související poradenství v oblasti práva a podnikání včetně pořádání odborných seminářů a vzdělávacích akcí.

2.1. Ke zpracování Vašich osobních údajů může dojít v následujících případech:

• komunikovali jste se společností písemně nebo elektronicky a sdělili jste společnosti osobní údaje,

• jste klientem společnosti – fyzickou osobou, případně podnikající fyzickou osobou,

• jste zaměstnancem nebo jiným zástupcem klienta společnosti – právnické osoby,

• jste podnikající fyzickou osobou, nebo zaměstnancem právnické osoby, se kterou společnost uzavřel smlouvu jako objednatelé Vašich služeb nebo zboží.

3. Právní základ zpracování osobních údajů, způsob a účel zpracování

Vaše osobní údaje je společnost oprávněna i bez vašeho souhlasu zpracovávat:

• v rozsahu nezbytném pro uzavírání smlouvy, popř. pro účely splnění povinností společnosti
  ze smlouvy,

• v rozsahu nezbytném pro splnění právní povinnosti, kterou společnosti ukládá právní předpis,

• v rozsahu nezbytném pro účely oprávněných zájmů společnosti.

Dále uvádíme podrobnější informace o jednotlivých právních základech pro zpracování osobních údajů:

3.1. Sjednávání, uzavření a následné splnění smlouvy

3.1.1 Osobní údaje společnost zpracovává, protože je to nezbytné pro uzavření smlouvy s Vámi – fyzickou osobou – a následné splnění povinností a uplatňování práv ve smlouvě sjednaných (čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení).

3.1.2 Účelem zpracování osobních údajů je uzavření smlouvy a následné splnění povinností společnosti a uplatňování práv z uzavřené smlouvy, zejména poskytnutí právních služeb, plnění povinností z pracovněprávního vztahu nebo úhrada Vámi dodaných služeb nebo zboží.

3.1.3 Jaké osobní údaje zpracovává společnost: za uvedeným účelem společnost zpracovává Vaše identifikační údaje (jméno, příjmení, v některých případech datum narození nebo rodné číslo) a adresní údaje (adresu bydliště, případně Vámi zadanou doručovací adresu, e-mailovou adresu, telefonní číslo), popisné údaje, pokud je ve smlouvě nebo související komunikaci uvádíte (akademický titul) a případně další osobní údaje související s poskytovanou právní službou.

3.1.4 Sjednávanou, popř. uzavřenou smlouvou je nejčastěji smlouva o poskytování právních služeb, smlouvy uzavírané v pracovněprávních vztazích a dále kupní smlouvy či smlouvy o dílo nebo o poskytování služeb, kde společnost figuruje jako kupující či objednatelé.

3.2. Splnění právní povinnosti, kterou společnost ukládá právní předpis

3.2.1 Vaše osobní údaje rovněž společnost zpracovává, protože je to nezbytné pro splnění právních povinností, které se na společnost vztahují (čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení).

3.2.2 Mezi uvedené právní povinnosti patří zejména vystavování, příjem a archivace daňových dokladů (mj. dle zákona o účetnictví, zákona o dani z přidané hodnoty), vedení a archivace advokátního spisu včetně e-mailové komunikace, kontaktních údajů a evidence poskytovaných služeb), předávání osobních údajů orgánům ČAK (dle právních předpisů o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu).

3.2.3 Účelem zpracování osobních údajů je plnění zákonných povinností společnosti zejména v oblasti účetnictví, daňových předpisů, předpisů upravujících výkon advokacie a dalších právních předpisů.

3.3. Oslovování klientů prostřednictvím přímého marketingu

3.3.1 Osobní údaje klientů společnost zpracovává z důvodu přímého marketingu, protože je to nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení).

3.3.2 Na Vaši e-mailovou adresu, kterou jste společnosti jako klient, popř. jako zástupce klienta poskytli v souvislosti s poskytováním právních služeb, může společnost i bez Vašeho výslovného souhlasu posílat obchodní sdělení, pouze však s nabídkou právních služeb společnost nebo informací a novinek bezprostředně souvisejících s poskytovanými právními službami společnosti, změnami legislativy či novou judikaturou soudů.

3.3.3 Účelem zpracování osobních údajů je možnost informovat klienty společnost o poskytovaných právních službách a případných změnách v oblasti práva, které by se klientům společnosti mohly dotýkat. Toto považuje společnost za nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnost. Proti tomuto způsobu zpracování osobních údajů můžete podat námitky (viz článek 6.6), případně oznámit společnost, že si nadále nepřejete, aby Vám byla obchodní sdělení zasílána.

3.3.4 Jaké osobní údaje jsou zpracovávány: pouze e-mailová adresa, případně jméno a příjmení.

3.4. Zpracování osobních údajů nezbytné pro ochranu oprávněných zájmů společnosti

3.4.1 Osobní údaje zpracovává společnost také proto, aby mohla uzavřít smlouvu s právnickou osobou, kterou zastupuje (nejčastěji jako člen statutárního orgánu nebo jako zaměstnanec), a následně s ní komunikovat nebo jí poskytovat právní služby, případně z jiných oprávněných důvodů, které je společnost však povinna Vám sdělit.

3.4.2 Shora uvedené zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení).

3.4.3 Účelem zpracování osobních údajů je řádná identifikace klientů společnost, popř. jejich zástupců a za účelem komunikace, případně obrany pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

3.4.4 Jaké osobní údaje jsou zpracovávány: identifikační údaje (jméno, příjmení, v některých případech datum narození nebo rodné číslo) a adresní údaje (adresu bydliště, případně Vámi zadanou doručovací adresu, e-mailovou adresu, telefonní číslo), popisné údaje, pokud je uvádíte (akademický titul), případné další osobní údaje nezbytné pro náš oprávněný zájem (např. osobní údaje nezbytné pro to, abychom mohli poskytnout právní služby).

3.5. Zpracování osobních údajů na základě Vašeho souhlasu

Pouze na základě Vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů zpracovává společnost Vaše osobní údaje v dále uvedených případech:

3.5.1 Uchazeči o zaměstnání

Osobní údaje zájemců o zaměstnání zpracovává společnost v nezbytném rozsahu po dobu trvání příslušného výběrového řízení, a to za účelem sjednání a uzavření pracovní smlouvy (viz čl. 3.1).

Nevyžádané životopisy a jiné osobní údaje zaslané nám uchazeči o zaměstnání, stejně jako osobní údaje uchazečů o zaměstnání, kteří nebyli přijati do zaměstnání, zpracováváme pouze na základě výslovného souhlasu uchazeče se zpracováním jeho osobních údajů.

3.5.2 Cookies a údaje o návštěvě internetových stránek www.adaequa.cz.

4. Doba uložení osobních údajů

4.1. Osobní údaje zpracovává společnost pouze po dobu nezbytnou k naplnění daného účelu zpracování, případně po dobu, kterou společnost ukládají právní předpisy.

4.2. Dále společnost uvádí dobu, po kterou budou Vaše osobní údaje uloženy, popř. kritéria pro stanovení této doby. Doba uložení se liší v závislosti na způsobu a účelu zpracování osobních údajů:

5. Kde společnost zpracovává a komu poskytujeme Vaše osobní údaje?

5.1. Místo zpracování

5.1.1 Osobní údaje zpracovává společnost v České republice, případně v členských státech EU.

5.2. Příjemci osobních údajů

5.2.1 Jste-li klient společnosti, Vaše osobní údaje zpřístupňujeme pouze oprávněným zaměstnancům a dále správcům osobních údajů, kterými jsou spolupracující advokáti společnosti, případně další příjemci (např. notáři, znalci, daňoví poradci), pouze však v nezbytném rozsahu a za účelem vyplývajícím ze smlouvy nebo z jiného právního důvodu zpracování osobních údajů (zejména v souvislosti s plněním povinností dle právních předpisů). Jako klienta Vás vždy o takovém předání osobních údajů společnost informuje, včetně identifikace konkrétního příjemce.

5.2.2 Osobní údaje zpracovává společnost v listinné podobě po celou dobu trvání zpracování výhradně v rámci spisové agendy a účetních dokladů vedených v sídle společnosti.

5.2.3 Osobní údaje zpracovávané v elektronické podobě zpracovává společnost pomocí zařízení nacházející se v majetku společnosti.

5.2.4 K výkonu některých činností v rámci výše uvedených účelů zpracování osobních údajů používá společnost třetí osoby v postavení zpracovatele osobních údajů. S výjimkou zpracovatele dle předchozího článku se dále jedná o: poskytovatele účetních služeb, poskytovatele poštovních nebo dopravních služeb.

5.2.5 V závislosti na povaze právních služeb, které pro vás společnost poskytuje, může dojít k předání vašich osobních údajů třetím osobám (v rámci komunikace s protistranou, činění podání v rámci konkrétních soudních či správních řízení apod.), vždy však v míře potřebné k řádnému poskytnutí právních služeb dle uzavřené smlouvy a k ochraně Vašich zájmů.

6. Vaše práva v souvislosti s tím, že společnost zpracovává Vaše osobní údaje

6.1. Vaše osobní údaje zpracovává společnost korektním a transparentním způsobem, v souladu
s právními předpisy. Dále společnost uvádí Vaše práva, která máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů.

6.2. Právo na přístup k osobním údajům a jejich opravu

6.2.1 Máte právo na přístup k osobním údajům týkajících se Vás jako tzv. subjektu údajů,
a to za podmínek uvedených v článku 15 nařízení.

6.2.2 Pokud se domníváte, že osobní údaje, které o Vás společnost zpracovává, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo požádat společnost o jejich opravu nebo doplnění.

6.3. Právo na výmaz („právo být zapomenut“), právo na omezení zpracování

6.3.1 Máte právo požadovat, aby společnost bez zbytečného odkladu vymazala osobní údaje, které
se Vás týkají, avšak pouze pokud k tomu existuje některý z důvodů, které jsou uvedeny v čl. 17 nařízení.

6.3.2 Máte právo na omezení zpracování, a to v kterémkoliv z případů uvedených v čl. 18 nařízení.

6.4. Právo na přenositelnost osobních údajů

6.4.1 V případech, kdy je zpracování založeno na Vašem souhlasu (čl. 3.5.) anebo na plnění smluvní povinnosti (čl. 3.1.) a kdy je zároveň zpracování prováděno automatizovaně, máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu,
a případně právo předat tyto údaje jinému subjektu, aniž by Vám v tom společnost bránila.

6.4.2 Máte rovněž právo požádat nás o předání Vašich osobních údajů jinému subjektu, který vystupuje v roli tzv. správce osobních údajů, jestliže to však bude technicky proveditelné.

6.4.3 Aktuálně nedochází k žádnému automatizovanému zpracování osobních údajů, založených
na právních základech uvedených v čl. 3.1. a 3.5.).

6.5. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů

6.5.1 Pokud jste společnosti poskytli souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely, které takový souhlas vyžadují, máte právo kdykoliv tento souhlas odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

6.6. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají

6.6.1 Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se vás týkají, a to tehdy, pokud společnost zpracovává osobní údaje na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení, tedy pro účely oprávněných zájmů společnosti; oprávněným zájmem odůvodňujeme zpracování pro účely zasílání obchodních sdělení (čl. 3.3) a dále z důvodů uvedených v čl. 3.4.

6.6.2 Na základě námitky je společnost ve smyslu čl. 21 odst. 1 nařízení povinna posoudit, zda oprávněný zájem společnosti na zpracování je založen na natolik závažných důvodech, které převažují nad Vašimi právy a svobodami. V případě, že takové závažné důvody nejsou dány, zpracování Vašich osobních údajů v rozsahu, na který může námitka dopadat, společnost ukončí.

6.7. Právo podat stížnost u dozorového úřadu

6.7.1 Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, a to v případě, že se domníváte, že zpracováním osobních údajů dochází k porušení právních předpisů. Stížnost můžete podat u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ)

Pplk. Sochora 27

170 00 Praha 7

www.uoou.cz

6.8. Jak právo uplatnit?

6.8.1 Svá práva na ochranu osobních údajů můžete uplatnit písemně nebo elektronicky, a to na adresách uvedených v čl. 1 shora. Společnost upozorňuje na to, že je v případě pochybností oprávněna ověřit totožnost toho, kdo podal žádost nebo námitku, a za tímto účelem požadovat ověření totožnosti žadatele osobně v sídle společnosti, zaslání žádosti v písemné podobě s úředně ověřeným podpisem, anebo zaslání žádosti elektronicky prostřednictvím datové schránky žadatele, případně prostřednictvím e-mailu opatřeného platným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu. Práva dle čl. 6 nelze uplatnit telefonicky.

7. Další okolnosti zpracování Vašich osobních údajů

7.1. S výjimkou případu, kdy je společnost povinna od Vás požadovat vaše osobní údaje dle právních předpisů o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu
(čl. 3.2.2.) je poskytnutí osobních údajů z Vaší strany dobrovolné, když Vám jej neukládá žádný právní předpis. V případě odepření poskytnutí osobních údajů v rozsahu požadovaném pro konkrétní účel zpracování však společnost nemusí být schopni tento účel naplnit, a podle povahy daného vztahu může být společnost nucena s Vámi neuzavřít smluvní vztah nebo tento vztah ukončit, případně s Vámi ukončit komunikaci.

7.2. Společnost neprovádí žádnou činnost zpracování osobních údajů, v rámci níž by docházelo
k automatizovanému zpracování nebo k profilování ve smyslu čl. 22 nařízení.